Tietosuojaseloste
Tietosuojaselosteen tarkoituksena on osoittaa, milloin ja millä edellytyksillä henkilötietoja voidaan käsitellä. Tämä seloste on päivitetty 29.4.2024.
Vitec Hotellinx Oy:ssä olemme sitoutuneet suojelemaan ja kunnioittamaan yksityisyyttäsi soveltuvan lainsäädännön, kuten tietosuojalain (1050/2018) ja EU: n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 2016/679 mukaisesti. Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, milloin ja miksi keräämme henkilötietoja, miten käytämme niitä ja kuinka pidämme ne turvassa. Tämä tietosuojaseloste koskee henkilötietojen käsittelyä asiakkuudenhallintajärjestelmässämme, ja niiden käyttöä ja toimia myyntiin, markkinointiin ja asiakassopimusten velvoitteiden täyttämiseen.
Saatamme päivittää tämän tietosuojaselosteen sisältöä aika ajoin ja kehotammekin sinua tarkistamaan tämän sivun sisällön säännöllisesti. Tämän selosteen yläpuolella on päivämäärä, jolloin tietosuojaselostetta on viimeksi päivitetty.
Milloin keräämme ja käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja?
Keräämme henkilötietojasi, kun käytät palveluitamme tai tuotteitamme ja syötät niihin henkilötietojasi; ja kun viestit meidän kanssamme, esimerkiksi kirjeenvaihdon, puhelimen, sosiaalisen median tai verkkosivustojemme kautta. Tämä soveltuu myös silloin, kun olet tekemisissä kanssamme yrityksen edustajana. Saatamme kerätä henkilötietojasi myös silloin, kun sinä tai edustamasi yritys tekee sopimuksen meidän kanssamme.
Miksi keräämme ja käytämme henkilötietoja?
Käytämme henkilötietoja asiakkaiden, kumppaneiden ja toimittajien kanssa tehtyihin sopimuksiin liittyvien velvoitteidemme täyttämiseen sekä palveluidemme sekä tuotteidemme toteuttamiseen. Lisäksi keräämme ja käytämme henkilötietoja myynnin, markkinoinnin ja asiakaspalvelun suorittamiseen. Keräämme myös tietoja toimittajista ja yhteistyökumppaneista.
Voimme käyttää tietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
- Palveluidemme ja tuotteidemme tuottaminen, tarjoaminen ja kehittäminen;
- Asiakassuhteemme hoitaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen;
- Suoramyynti ja -markkinointi, sisältäen muun muassa tietoja tuotteistamme ja palveluistamme, tapahtumista, aktiviteeteista ja kumppaniemme tuotteiden ja palveluiden tarjouksista. Lähettämistämme sähköpostiuutiskirjeistä voi valita tai peruuttaa suoramarkkinoinnin tilaukset sekä lukea tietosuojaselosteen;
- Saapuvien pyyntöjen seuranta ja niihin liittyvä viestintä (asiakastuki, sähköpostit, chatit, puhelut ja verkkolomakkeet);
- Mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa;
- Sopimusvelvoitteidemme täyttäminen, kuten tilauksen vahvistus ja vastaavat; sekä
- Asiakkaan palveluihin liittyvistä häiriöistä ilmoittaminen.
Mitä henkilötietoja keräämme ja käsittelemme?
- Nimi
- Puhelinnumero
- Titteli
- Sähköpostiosoite
- Yrityksen nimi ja yhteystiedot
- Sähköinen allekirjoitus
- Antamasi palaute, kuten kommentit ja kysymykset sekä muu viestintä kanssamme
- Tapahtuma- ja käyttäjäanalyysitiedot; tiedot verkkopalveluun kirjautumisesta;
- Asiakkuuteen, muuhun asialliseen yhteyteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot kuten hankitut palvelut aloitus- ja lopetustietoineen, tuotteiden toimituksiin liittyvät tiedot, sopimukseen liittyvät myyjätiedot, palveluiden käyttöön liittyvät tunnistautumistiedot ja tiedot palveluiden ja tarjottujen etujen käytöstä;
- Kaupparekisterin ja muiden rekistereiden tietojen perusteella muodostetut kohdentamistiedot.
- Jos olet yrityksesi edustaja, edustamasi yrityksen tiedot sekä allekirjoitukset
Oikeusperustamme henkilötietojen käyttämiselle
- Henkilötietojen käyttäminen suostumuksen perusteella: Rekisteröity voi antaa suostumuksensa sähköisesti lomakkeella tuotetta tai palveluamme käyttäessään. Suostumus tallennetaan järjestelmäämme kyseisen henkilön tietoihin.
- Henkilötietojen käyttäminen sopimuksen perusteella: Voimme käyttää henkilötietojasi myös välisemme sopimuksen sisältämien velvoitteiden toteuttamiseen.
- Henkilötietojen käyttäminen oikeutetun edun perusteella: Käsittely on oikeutetun etumme mukaista liiketoimintamme johtamiseen, hoitamiseen tai edistämiseen liittyvistä syistä, eivätkä omat etusi tai oikeutesi syrjäytä tätä etua.
Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista, kuten (muttei rajoittuen) asiakassuhteen voimassaolon ajan, jollei sovellettavassa laissa määrätä pidemmästä säilytysajasta. Arkaluontoiset tiedot hävitämme välittömästi käyttötarkoituksen päätyttyä. Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
Oikeutesi henkilötietoihisi
Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot (henkilökohtainen tietoraportti) ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lainmukaiset perusteet. Sinulla on myös oikeus peruuttaa mahdollisesti antamasi suostumukset tai muuttaa niitä.
Siltä osin, kun rekisteröitynä olet itse toimittanut asiakasrekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, Rekisteröitynä sinulla on oikeus saada tällaiset tiedot itsellesi pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Rekisteröitynä sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa sinuun kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etumme. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.
Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä.
Jaammeko tietojasi kenenkään kanssa ja siirrämmekö niitä EU/ETA-alueen ulkopuolelle?
Emme jaa, myy, vuokraa tai vaihda tietojasi kolmansien osapuolten kanssa ilman suostumustasi, lukuun ottamatta alla kuvattua:
Kolmannen osapuolen palveluntarjoajat, jotka työskentelevät puolestamme: Voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa voimme välittää tietosi jälleenmyyjillemme, edustajillemme, alihankkijoillemme ja muille assosioituneille organisaatioille tarkoituksena tarjota palveluja sinulle puolestamme.
Voimme käyttää alihankkijoita käsittelemään henkilötietoja puolestamme, olemme vastuussa siitä, että he sitoutuvat noudattamaan tätä tietosuojakäytäntöä ja sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä allekirjoittamalla tietojenkäsittelysopimuksen.
Lisäksi henkilötietoja saatetaan luovuttaa konserniyhtiöillemme.
Jos laki sitä vaatii: Sovellettavan lain vaatimukset, oikeudenkäyntimenettelyihin vastaaminen tai muut lakiin perustuvat pyynnöt voivat velvoittaa meidät luovuttamaan henkilötietojasi viranomaisille tai kolmansille osapuolille. Voimme luovuttaa tai muulla tavoin käsitellä henkilötietojasi sovellettavan lain mukaisesti myös oikeutettujen etujemme puolustamiseksi ja petosten torjumiseksi.
Henkilötietojesi käsittely tapahtuu lähtökohtaisesti Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen sisällä. Joissain tilanteissa saatamme käyttää myös alihankkijoita, jotka sijaitsevat yllä mainitun alueen ulkopuolella. Mikäli käytämme tällaisia alihankkijoita, henkilötietojen käsittely perustuu aina tietosuojalainsäädännön edellyttämälle siirtoperusteelle, kuten EU:n komission hyväksymille, voimassa oleville mallilausekkeille. Halutessasi voit pyytää meiltä kopion mallilausekkeista, joita käytämme tietojesi siirtoon.
Kuinka suojaamme henkilötietojasi?
Olemme sitoutuneet suojaamaan henkilötietojasi organisatorisin ja teknisin keinoin kuten soveltuva tietosuojalainsäädäntö edellyttää. Edellytämme samaa myös alihankkijoiltamme, ja määrittelemmekin soveltuvat tietosuojatoimenpiteet yhdessä alihankkijoidemme kanssa huomioiden teknisen kehityksen, käyttöönottokustannukset, käsittelyn luonteen, laajuuden ja tarkoituksen sekä käsittelyn riskit. Näihin toimenpiteisiin saattaa kuulua mm. tietojen pseudonymisointi, järjestelmien vakautustoimenpiteet, henkilötietojen saatavilla olon varmistaminen ja käytettävien järjestelmien säännöllinen testaus.
Rekisterin, jossa henkilötietojasi säilytetään, käyttöoikeus edellyttää asiakasrekisterijärjestelmän pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan lokikirjausten avulla.
Tiedot kerätään keskitettyihin tietojärjestelmiimme, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietojärjestelmiin pääsevät vain ennalta määritellyt henkilöt. Tietoja lisäksi päivitetään ja poistetaan ennalta määritellyin, säännöllisin väliajoin.
Tietosuojaan liittyvät kyselyt
Kaikki tietosuojaa koskevat kyselyt tulee lähettää osoitteeseen sales.hotellinx@vitecsoftware.com
Voit ladata tietosuojaselosteen tästä: Vitec Hotellinx tietosuojaseloste (PDF)